Предприниматель, который нанял хотя бы одного сотрудника, автоматически становится кадровым работником: обязан оформить приёмы и увольнения, вести учёт рабочего времени, следить за сроками действия документов и вовремя сдавать отчётность. Для юрлиц это привычная рутина. У индивидуальных предпринимателей ситуация другая: у многих нет ни бухгалтера, ни кадровика, поэтому обязанности ложатся на самого владельца бизнеса.
Ошибки в кадровом делопроизводстве дорого обходятся. Инспекция труда и налоговики штрафуют за отсутствие локальных актов, несданную отчётность и неправильно оформленные трудовые договоры. В этой статье разберём, как ИП правильно вести кадровый учёт: какие документы обязательны, куда их сдавать, где хранить и как не получить штраф за формальные нарушения.
Закон требует от ИП-работодателя вести кадровое делопроизводство практически в том же объёме, что и от организаций. Согласно статьям 66 и 309 Трудового кодекса РФ, предприниматель обязан правильно оформлять трудовые отношения с нанятыми работниками: заключать трудовые договоры, вести учёт личных дел, фиксировать переводы, отпуска и увольнения.
Главное различие — организационное. У компании за кадры отвечает отдел, у предпринимателя часто делает всё он сам. Дополнительная сложность в том, что многие ИП используют упрощённые схемы: работают с самозанятыми или привлекают подрядчиков по гражданско-правовым договорам. Это допустимо, но требует внимательности, чтобы налоговые органы не переквалифицировали такие отношения в трудовые.
Об особенностях работы с плательщиками налога на профессиональный доход читайте в статье самозанятые работники.
Полный перечень документов зависит от наличия сотрудников. Минимальный набор, который инспектор труда потребует при проверке, выглядит так:
Если сотрудников нет или работают только самозанятые, большинство этих документов не нужны. Но как только появляется первый работник по трудовому договору, вести кадровый учёт становится обязанностью.
Центральный документ любых трудовых отношений — трудовой договор. Его обязаны заключить в письменной форме в течение трёх рабочих дней с момента фактического допуска сотрудника к работе. В договоре указывают:
Нормой считается бессрочный трудовой договор. Срочный договор можно заключить, только если для этого есть основания, перечисленные в статье 59 ТК РФ, иначе налоговая или суд могут признать его бессрочным.
Как правильно составить документ, какие обязательные условия включить и какие ошибки чаще всего допускают работодатели, рассказано в статье трудовой договор.
Работодатель обязан принять локальные нормативные акты, которые регулируют внутренний распорядок. Для большинства ИП обязателен прежде всего один документ — правила внутреннего трудового распорядка. По мере роста штата могут понадобиться и другие акты:
Обратите внимание: статьёй 8 ТК РФ утверждение локальных актов делегировано работодателю, и он не вправе перепоручить это третьим лицам. То есть утвердить ПВТР «за себя» не может ни кадровое агентство, ни сторонняя компания — акт подписывает сам предприниматель. Однако это не значит, что подготовить проекты документов, проверить их на соответствие закону и сопровождать их внедрение нельзя силами профессионалов.
Перед утверждением локальные акты важно согласовать с учётом мнения работников, если действует профсоюз, а с документами, затрагивающими персональные данные, — учесть требования закона «О персональных данных».
Любое движение персонала оформляется приказом. На каждый шаг — приём, перевод, отпуск, увольнение — издаётся отдельный документ, с которым сотрудника знакомят под подпись.
При приёме работника оформляют трудовой договор, приказ о приёме, заполняют личную карточку. Если используется бумажная трудовая книжка, в неё вносят запись. С 2020 года действует электронная трудовая книжка: сведения о трудовой деятельности передаются в СФР в виде формы ЕФС-1.
При увольнении важно точно рассчитать дату, выплатить все причитающиеся суммы в последний день работы, выдать трудовую книжку или сведения по форме СТД-Р и сдать ЕФС-1. Ошибка в дате увольнения или невыплата расчёта почти гарантированно приводит к судебному спору и компенсации за задержку.
Подробно о том, как правильно провести процедуру и избежать типичных ошибок, читайте в статье увольнение сотрудника.
Долгое время основным документом о стаже была бумажная трудовая книжка. С 2021 года все работодатели ведут электронные сведения. Для работников, которые впервые устроились после 2020 года, бумажная книжка вообще не заводится — весь стаж фиксируется в СФР.
Что это значит для ИП:
Электронный кадровый документооборот постепенно становится нормой, но для ИП он пока факультативен: достаточно аккуратно вести бумажные документы и вовремя сдавать отчётность в СФР.
Если часть сотрудников работает удалённо, порядок оформления и взаимодействия с ними отличается. Как правильно оформить дистанционную работу, читайте в статье дистанционная работа.
Предприниматель с сотрудниками сдаёт отчётность в налоговую и в Социальный фонд России. Основные формы:
Сроки сдачи строгие. Например, ЕФС-1 при приёме или увольнении сдают не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. За задержку или ошибку предусмотрены штрафы: за нарушение срока при приёме сотрудника — 1000 рублей за каждого работника, аналогичный штраф — при увольнении.
Даже при отсутствии начислений в отдельные месяцы часть форм сдавать нужно. Пропущенный срок или нулевая отчётность, поданная не вовремя, превращается в штраф и блокировку расчётного счёта.
Распространено мнение, что предпринимателей за кадровые нарушения почти не штрафуют, а если и штрафуют, то по минимальным ставкам. На практике это не так. Ответственность предусмотрена статьёй 5.27 КоАП РФ, и суммы с 2022 года ощутимо выросли.
Основные риски:
Кроме штрафов, есть и косвенные потери: судебные споры с бывшими сотрудниками, доначисления страховых взносов, компенсации за нарушение сроков. Один урегулированный судом трудовой спор может «съесть» прибыль за несколько месяцев.
Кадровые документы нельзя уничтожать сразу после увольнения сотрудника. Существуют обязательные сроки хранения, установленные приказом Росархива:
Нарушение правил хранения влечёт административную ответственность. Кроме того, утратив документ, работодатель не сможет подтвердить стаж сотрудника и рискует проиграть спор.
С 2024 года законодательство изменило подход к воинскому учёту. Работодатели обязаны вести воинский учёт военнообязанных сотрудников и взаимодействовать с военкоматами. Если в штате есть военнообязанные, ИП должен:
Требования к воинскому учёту уточняются и обновляются, поэтому важно сверять свои действия с актуальными разъяснениями Минобороны и военкомата. Ошибки здесь приводят к административной ответственности.
Многие ИП стараются уйти от ведения кадрового учёта, заключая с исполнителями договоры ГПХ или работая с самозанятыми. Это законный инструмент, но с жёсткими границами.
Договор ГПХ правомерен, когда исполнитель:
Как только отношения приобретают признаки трудовых — постоянство, контроль, регулярная оплата, рабочий график, — налоговая вправе переквалифицировать договор, доначислить страховые взносы и оштрафовать. Отдельный риск — работа с самозанятыми, которую контролируют особенно пристально.
Нюансы оформления работы с плательщиками НПД раскрыты в статье самозанятые работники.
Даже у предпринимателя с небольшим штатом есть обязанности по охране труда. Работодатель обязан:
С 2022 года порядок обучения по охране труда изменился: появилось требование к организации обучения с применением дистанционных технологий, а ответственность за непроведение инструктажей ужесточилась. Инспекция труда во время проверки в первую очередь запрашивает именно документы об обучении и инструктаже.
Ведение кадрового делопроизводства для ИП — это постоянная, в основном техническая работа, требующая при этом высокой юридической аккуратности. Выполнять её в одиночку, параллельно с управлением бизнесом, сложно: легко пропустить срок сдачи отчёта, забыть обновить локальный акт или оформить документ с ошибкой, которая всплывёт через годы.
Именно поэтому всё больше предпринимателей передают кадровое делопроизводство на аутсорсинг. Разумнее не отказываться от обязанностей (закон этого и не позволяет), а доверить их тем, кто делает это профессионально и каждый день. Мы можем взять на себя полное сопровождение:
Такое постоянное сопровождение — не разовая консультация, а полноценный аутсорсинг, который снимает с вас кадровую нагрузку и защищает от претензий инспекции труда и налоговой. Вы занимаетесь бизнесом, а контроль оформления, сроков и обязательных процедур — наша работа. Финансово это почти всегда выгоднее содержания собственного кадровика, особенно если в штате немного сотрудников.
О том, как выстроено бухгалтерское сопровождение и какие задачи можно передать специалистам на постоянной основе, читайте в статье аутсорсинг бухгалтерии.
Если нужна помощь с кадровым делопроизводством ИП — оформлением документов, контролем сроков, обучением и отчётностью, — мы готовы взять это на себя на постоянной основе. Оставьте заявку, и юрист свяжется с вами, разберёт вашу ситуацию и предложит удобный формат сопровождения.
Прикрепите налоговое уведомление, претензию или иск — юрист проанализирует его и ответит по существу. Напишите ваш вопрос, и мы свяжемся с вами в кратчайшие сроки.